Firmenwagen privat nutzen? Was mit dem Dienstwagen erlaubt ist

Dienstwagen: Vereinbarungen im Arbeitsvertrag

Arbeitgeber, die ihrem Arbeitnehmer einen Dienstwagen überlassen, sollten eine Nutzungsvereinbarung erarbeiten oder eine entsprechende Vereinbarung in den Arbeitsvertrag aufnehmen. Die Nutzungsvereinbarung sollte konkrete Aussagen über den Umfang der Nutzung und die Pflichten beider Vertragsparteien treffen. Sollte der Arbeitgeber die private Nutzung des Dienstwagens nicht ausdrücklich gestatten, ist eine private Nutzung zu unterlassen. Der Arbeitnehmer darf den Dienstwagen dann auch nicht nutzen, um zur Arbeit zu fahren oder um zu seiner Wohnung zurückzukehren.

Nutzungsvereinbarung: Empfehlenswerte Regelungen

Arbeitnehmer, die ihren Dienstwagen vertragswidrig nutzen, müssen mit einer Abmahnung rechnen. Im Wiederholungsfall droht sogar die Kündigung. Deshalb sollte die Nutzungsvereinbarung oder der Arbeitsvertrag die folgenden Punkte regeln:

- Versicherung

- Haftung

- Pflege und Reparatur

- Nutzung und Widerruf bei Kündigung und Freistellung

- Nutzungsmöglichkeit für Angehörige

Arbeitnehmer sollten sich insbesondere darüber informieren, ob sie für Beschädigungen am Fahrzeug haften.

Haftung für Schäden

Beschädigt ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen, muss er für die Reparaturkosten und etwaige Schadensersatzforderungen aufkommen. Dies gilt nicht, wenn ihn am Unfall keine Schuld trifft. Die Verpflichtung zur Kostenübernahme bestimmt sich nach dem Maß des Verschuldens. Die meisten Nutzungsvereinbarungen treffen die Regelung, dass eine Haftung nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit in Betracht kommt.

Fehlt eine solche Abrede, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Sollte der Arbeitnehmer leicht fahrlässig handeln, trägt der Arbeitgeber die gesamten Kosten. Bei mittlerer Fahrlässigkeit trägt der Arbeitnehmer die Kosten anteilig nach dem Grad seines Verschuldens. Wie hoch der Anteil des Arbeitnehmers ausfällt, richtet sich nach dem Einzelfall und ist Argumentationssache.

Arbeitgeber müssen Versicherung abschließen

Die Rechtsprechung verlangt, dass Arbeitgeber eine Versicherung abschließen, die für Dienstfahrzeuge üblich ist. Dies ist zumeist eine Vollkaskoversicherung mit einer Selbstbeteiligung. Versichert der Arbeitgeber den Dienstwagen nicht ausreichend, so hat der den nicht abgedeckten Schaden selbst zu tragen. Der Arbeitnehmer muss nur die Selbstbeteiligung tragen, die bei Abschluss einer Vollkaskoversicherung vorgelegen hätte.

Unfälle bei privater Nutzung

Die oben erwähnten Grundsätze sind nur anwendbar, wenn sich der Unfall im Rahmen einer privaten Nutzung des Dienstwagens ereignet. Der Arbeitgeber hat nicht die Kosten zu tragen, die sein Arbeitnehmer in seinem Privatleben verursacht. Das allgemeine Lebensrisiko und die damit verbundenen Kosten trägt der Arbeitnehmer selbst. Da die Gerichte hier stellenweise unterschiedlicher Auffassungen sind, sollten die Vertragsparteien eine klare Regelung treffen.

Firmenwagen: Kündigung und Freistellung von Arbeitnehmern

Was passiert eigentlich, wenn ein Arbeitnehmer freigestellt wird oder seine Kündigung erhält? Der Arbeitgeber darf den Dienstwagen im Grunde jederzeit herausverlangen. Der Arbeitnehmer muss den Firmenwagen sofort, also ohne schuldhaftes Zögern, an seinen Arbeitgeber zurückgeben. Er behält jedoch seinen Anspruch auf Lohnvergütung bis zum letzten Arbeitstag. Sollte der Arbeitnehmer seinen Dienstwagen privat nutzen dürfen, darf er ihn bis zum Vertragsende fahren.

Der Dienstwagen ist schließlich, zumindest aus rechtlicher Sicht, ein Arbeitsentgelt. Im Urlaub oder bei einer Arbeitsunfähigkeit von bis zu sechs Wochen darf der Arbeitnehmer den Firmenwagen gleichfalls nutzen. Manche Arbeitsverträge enthalten ausdrückliche Regelungen für den Fall einer Freistellung oder Kündigung. Diese Klauseln sind zwar generell zulässig, können aber im Einzelfall unwirksam sein.

Dienstwagen und Steuern

Sie nutzen einen Dienstwagen? Dann erlangen Sie einen „geldwerten Vorteil“, den Sie versteuern müssen. Die Berechnung des „geldwerten Vorteils“ erfolgt durch den Einzelnachweis oder die Nutzungspauschale. Bei der Nutzungspauschale setzen Sie monatlich ein Prozent des Brutto-Inlands-Listenneupreises als geldwerten Vorteil an.

Alternativ können Sie die Privatnutzung durch ein Fahrtenbuch dokumentieren. Nutzen Sie den Firmenwagen nur sehr selten, kann sich ein Fahrtenbuch durchaus lohnen. Sollte Ihr Arbeitnehmer bei einem selbst verschuldeten Unfall auf die Geltendmachung der Kosten verzichten, müssen Sie die hierdurch erlangten Vorteile als „geldwerten Vorteil“ versteuern.