Was sind Verpflegungspauschalen und wie hoch sind diese?
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Was sind Verpflegungspauschalen und wie hoch sind diese?

Zu den Reisekosten zählen auch die Ausgaben, die der Arbeitnehmer für seine Verpflegung aufwendet. Zu der Verpflegung gehören beispielsweise Essen und Trinken. Hier kann der Arbeitnehmer pauschal Kosten ansetzen. Wie hoch die tatsächlichen Aufwendungen sind, ist irrelevant.

Wie mindern Werbungskosten die Steuerlast?

Werbungkosten sind Ausgaben, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Aktivitäten tätigt. Werbungskosten sind alle Ausgaben, die das Einkommen sichern und erhalten. Deshalb können Sie beispielsweise die Kosten für die Fahrt ins Büro, für Arbeitskleidung oder Fortbildungen steuerlich geltend machen. Auch Reisekosten sind Werbungskosten. Dazu gehören auch die Kosten für die Verpflegung.

Die Werbungskostenpauschale

Es gibt zwei Wege, um Werbungskosten geltend zu machen. Beide Arten wirken sich auf die gleiche Weise aus: Sie müssen auf den Betrag keine Steuern zahlen. Das Finanzamt zieht den Geldbetrag vom Einkommen ab und versteuert nur den restlichen Betrag. Sie zahlen also im Endeffekt weniger Steuern. Jeder Arbeitnehmer kann, unabhängig von der Höhe seiner Aufwendungen, einen Arbeitnehmerpauschbetrag von seinem Einkommen absetzen. Dieser Pauschbetrag von 1.000 Euro steht jedem Arbeitnehmer zu. Das Finanzamt berücksichtigt den Betrag einmal pro Jahr. Ob und wie viele Kosten tatsächlich angefallen sind, ist irrelevant.  

So setzen Sie tatsächliche Kosten ab

Der Arbeitnehmerpauschbetrag ist vorteilhaft, wenn Sie nur wenig Geld ausgegeben haben. Das Finanzamt berücksichtigt pauschal Kosten, die in der Realität nie angefallen sind. Haben Sie mehr als 1.000 Euro ausgegeben, sollten Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen. Dann verlangt das Finanzamt oft Belege und Rechnungen. Können Sie die Kosten nicht nachweisen, zieht das Finanzamt den Betrag nicht von der Steuer ab. Möchten Sie die Werbungskosten in voller Höhe absetzen, können Sie auch hier auf Pauschalen zurückgreifen. Beispielsweise können Sie für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte eine Entfernungspauschale in Höhe von 30 Cent pro Kilometer (einfache Fahrt) geltend machen. Sie dürfen hier nur die Hinfahrt ansetzen, aber nicht die Rückfahrt. Bei Dienstreisen dürfen Sie die Pauschale für die Hin- und Rückfahrt ansetzen. Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand dürfen Sie nur absetzen, wenn Sie für mindestens acht Stunden nicht am Arbeitsplatz waren. Sollten Sie einen ganzen Tag oder zumindest für 14 Stunden abwesend sein, steigt die Pauschale an.  

Verpflegungspauschalen innerhalb von Deutschland

Reisen Sie beruflich innerhalb Deutschlands, können Sie – je nach Zeitaufwand – verschiedene Verpflegungspauschalen geltend machen. Reisen Sie weniger als acht Stunden, dürfen Sie keine Pauschale ansetzen. Sind Sie länger als acht Stunden unterwegs, dürfen Sie eine Pauschale ansetzen. Sie müssen wissen, dass eine Dienstreise erst endet, wenn Sie an Ihrem Wohnort ankommen. Die Dienstreise beginnt, sobald sie von Ihrem Zuhause abfahren. Legen Sie einen Zwischenstopp im Büro ein, unterbrechen Sie die Dienstreise. Sie müssen dann die Abfahrt vom Büro als Beginn der Dienstreise ansetzen.

Diese Pauschalen stehen Ihnen zu:

Abwesenheit

Pauschale

Weniger als 8 Stunden

keine Pauschale

Mehr als 8 Stunden

12 Euro

Mehr als 14 Stunden

16 Euro

24 Stunden

24 Euro

 

Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen ins Ausland

Sind Sie beruflich im Ausland unterwegs, können Sie andere Pauschalen geltend machen. Wie hoch eine Verpflegungspauschale ist, hängt von dem Staat ab, in den Sie reisen. Das liegt darin begründet, dass die Lebenshaltungskosten in jedem Staat unterschiedlich hoch sind. In Polen bezahlen Sie beispielsweise viel weniger für Essen und Trinken als in der Schweiz. Deshalb variieren die Pauschalen, die Sie absetzen können, sehr stark. Bei einer Dienstreise nach Polen können Sie für den An- und Abreisetag beispielsweise 18 Euro geltend machen. Reisen Sie nach Paris, sind es hingegen 39 Euro.

Egal, in welches Land Sie reisen: Die Verpflegungspauschalen können Sie immer auf die gleiche Art und Weise berechnen. Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt davon ab, wie lange Sie sich im Ausland aufhalten. Für den An- und Abreisetag können Sie eine bestimmte Pauschale festsetzen. Gleiches gilt, wenn Sie 8, 14 oder 24 Stunden abwesend sind. Die Verpflegungspauschale hängt zwar davon ab, in welchem Land Sie sich aufhalten. Die Berechnung richtet sich aber immer nach der Aufenthaltsdauer.

Nutzen Sie die Verpflegungspauschale

Verpflegungspauschalen sind ein wertvolles Instrument. Damit können Sie effektiv die Steuerlast senken. Bei Arbeitnehmern, die häufig geschäftlich unterwegs sind, sind Verpflegungspauschalen sehr wichtig. Achten Sie darauf, Rechnungen und Belege aufzubewahren. Das Finanzamt möchte diese zwar nicht immer sehen. Können Sie Ihre Ausgaben nicht nachweisen, erkennt es die Ausgaben aber nicht an. Sie müssen dann viel mehr Steuern bezahlen als Sie eigentlich müssten. Es ist auch wichtig, dass Sie die Verpflegung immer „aus der eigenen Tasche“ bezahlen. Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegung vor Ort, darf das Finanzamt die Verpflegungspauschale streichen oder zumindest kürzen.  

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Autor/-in
Matthias Wurm
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