Dürfen Arbeitgeber die E-Mails der Angestellten lesen?
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Dürfen Arbeitgeber die E-Mails der Angestellten lesen?

E-Mails gehören zur internen und externen Firmenkommunikation. Für Arbeitgeber kann es wichtig sein, Kenntnis vom Inhalt dieser Korrespondenz zu haben. Aber dürfen sie dafür auf Postfächer zugreifen, notfalls gegen den Willen der Arbeitnehmer? Gerade wenn das Postfach auch privat genutzt wird, kann die E-Mail Überwachung heikel sein.

Ein klares Ja oder Nein zur Mail-Kontrolle gibt es nicht, entschieden wird im Einzelfall. Die Gerichte sind dabei um Interessensausgleich bemüht. Ziel ist es, die Privatsphäre des Arbeitnehmers zu schützen, ohne dem Arbeitgeber den Zugriff gänzlich zu verweigern.

Bei einer Mitwirkung des Arbeitnehmers

Vergleichsweise einfach ist die Situation, wenn der Arbeitnehmer mitwirkt – er also weiterhin erreichbar ist und nicht unbedingt gegen ihn ermittelt wird. Er kann einer Kontrolle seines Postfaches zustimmen, gegebenenfalls nach Löschung privater E-Mails, oder die gesuchte Korrespondenz weiterleiten. 

Ob der private Mailaustausch gestattet ist, hängt am Arbeitgeber. Es muss im Vorfeld seine Zustimmung geben. 

Ohne die Mitwirkung des Arbeitnehmers

Darf der Mail-Account nicht privat genutzt werden, kann der Arbeitgeber im begründeten Bedarfsfall auf das Postfach des Arbeitnehmers zugreifen. Eine Verletzung der Privatsphäre ist hier nicht zu befürchten, das begründete Interesse des Arbeitgebers überwiegt somit. Stellt sich allerdings heraus, dass doch eine private Nutzung vorliegt, darf dies nicht einfach „ignoriert“ und der Mailwechsel mit vereinnahmt werden

In diesem Fall sollte der Kontrollierende einen Zeugen heranziehen, der die Kontrolle und Weiterleitung aller E-Mails dokumentiert. Offensichtlich private E-Mails dürfen nicht geöffnet werden.

Möglicher Bruch des Fernmeldegeheimnisses

Gerade wenn eine Chef-Erlaubnis zur privaten E-Mail-Korrespondenz besteht, bleibt bei der Kontrolle ohne Zustimmung des Arbeitnehmers ein rechtliches Risiko. Datenschützer sehen das Unternehmen hier als Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen, womit die E-Mail-Kontrolle als Verstoß gegen das Fernmeldegeheimnis gewertet werden kann.

Die Gerichte stimmen einer Kontrolle der Mails dennoch meist zu, wobei strenge Auflagen die Rechte der Arbeitnehmer sichern sollen. So wird zum Beispiel die Einbeziehung des Betriebsrates empfohlen. Auch die Möglichkeiten zu einer technischen Selektion von privaten und dienstlichen E-Mails sollte geprüft werden.

Hinweis: Als problematisch an der Kontrolle privater E-Mails gilt vor allem, dass auch die eingegangenen Nachrichten betroffen sind. Selbst wenn der Arbeitnehmer einen Zugriff im Vorfeld erlaubt hätte, fehlt die Zustimmung der Mail-Partner.  

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