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Aktenentsorgung - alte Firmenunterlagen gehören nicht in den Müll

Unterlagen werden durch moderne Aktenentsorgung nie mehr lesbar.

Akten kann man erst nach Ablauf einer gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist entsorgen und sensible Daten vollständig vernichten. Für die umfangreiche Aktenentsorgung in Unternehmen sind heute professionelle Entsorgungsfirmen zuständig. Sie gewährleisten, dass die sensiblen Daten nicht in falsche Hände geraten. Entsorgungsunternehmen verfügen über eigene Anlagen zur Aktenentsorgung und beseitigen die Papiere in geschlossenen Räumen und mit geschultem Personal. Akten enthalten persönliche Informationen, bei deren Vernichtung feste Richtlinien eingehalten werden müssen. Die Aktenentsorgung von Dokumenten erfolgt nach DIN 32757. Diese DIN-Norm ist in fünf Stufen definiert. Die professionellen Unternehmen gewährleisten durch ihren hohen Sicherheitsstandard, Akten so zu vernichten, dass sie nicht mehr lesbar sind. Für die Aktenentsorgung der einzelnen Dokumententypen gibt es feste Regeln. So unterliegen Gerichtsakten anderen Bedingungen als beispielsweise kirchliche Dokumente. Viele Gesetze schreiben jedoch die Aufbewahrung von Akten für einen Mindestzeitraum vor.

In der Zeit vor der elektrisch betriebenen Aktenentsorgung was es üblich, Unterlagen mit sensiblen Daten durch Feuer zu vernichten. Das fand in einem Feuerkorb statt. Doch die mit der Aktenentsorgung verbundenen Risiken und der unangenehme Rauch und Schmutz führten dazu, dass diese Methode bald von einer moderneren abgelöst wurde. Im Aktenvernichter werden die Dokumente in so kleine Teile zerschnitten, dass die übrigen Informationen nicht mehr verwertbar sind. Man kann sie einfach nicht mehr passend zusammenführen. Während einfache Aktenvernichter für den Hausgebrauch Papier in schmale Streifen schneiden, führen professionelle Aktenvernichtungsgeräte auch horizontale Schnitte durch. Diese Art der Schnittführung nennt sich Cross-Cut. Die höchste Sicherheitsstufe nach der DIN-Norm wird in der Praxis kaum angewendet. Am meisten verbreitet sind Sicherheitsstufe zwei und drei. In modernen Aktenentsorgungsanlagen lassen sich auch problemlos CDs, DVDs und Kreditkarten winzig klein schreddern.

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